フリーランスとして働く上で、毎年やってくるプレッシャーが「確定申告」。
1月から12月までの売上・経費をまとめ、税金を計算して申告する――
この作業が苦手で「ギリギリまで放置して徹夜で帳簿をつける」という人も多いのではないでしょうか。
でも実は、経費管理を“スマート化”すれば、確定申告はもう怖くありません。
この記事では、手間を最小限にしつつ、精度の高い帳簿を作るための実践テクニックを紹介します。
1. 「経費をためない」のが最大の節約術
確定申告で苦しむ最大の原因は、「1年分まとめて処理する」こと。
経費は溜めれば溜めるほど、分類・領収書探し・入力の手間が雪だるま式に増えます。
基本は「日々処理」が鉄則。
とはいえ毎日細かく帳簿をつけるのは現実的ではありません。
そこでおすすめなのが、“自動記録の仕組み”を作ることです。
2. クレカ・口座の自動連携で“記録の自動化”
いまや経理ソフトはほとんどがクラウド対応。
freee・マネーフォワードクラウド・やよいオンラインなどを使えば、
銀行口座・クレジットカード・電子マネーのデータを自動で取り込んでくれます。
たとえばクレジットカードでパソコンを買えば、
取引明細が自動で「備品費」として候補に上がる。
レシートを探すより先に、記録がすでに出来上がっている状態です。
おすすめの設定ポイント：
・事業専用クレジットカードを1枚作る（プライベートと分離）
・口座・カード・電子マネーを経理ソフトに同期
・自動取引ルール（例：Amazon → 消耗品費）を設定
これだけで、毎月の経費入力時間を1〜2時間削減できます。
3. 領収書は“撮るだけ”でOKにする
レシートをまとめて保管している人は、今すぐデジタル化しましょう。
スマホで撮影して自動読み取りする機能を使えば、
「金額」「日付」「店名」「科目」が自動で入力されます。
freeeのレシート撮影、マネーフォワードのレシートスマホアプリなどが便利です。
紙の原本は一定期間保管が必要ですが、
電子帳簿保存法に対応したアプリを使えば紙保存自体が不要になります。
ポイントは“その場で撮る習慣化”。
レジを出た直後に1枚撮るだけで、申告時の地獄が一気に解消されます。
4. 経費の分類を「自動ルール化」してミスを防ぐ
仕訳が苦手な人ほど、経費を自動仕分けルールで管理するのがコツです。
たとえば次のような設定をしておくと、ほぼ手作業が不要になります。
・スターバックス → 打ち合わせ費用
・GitHub Copilot → ソフトウェア利用料
・App Store → サブスクリプション費
・Google Drive → クラウドサービス費
・交通系IC → 交通費
毎回選ぶのではなく、一度登録して“学習”させておく。
クラウド会計ソフトはAIが自動で仕訳候補を提案してくれるため、
年々精度が上がっていきます。
5. 税金・保険・年金を“経費ではなく積立で管理”
フリーランスは税金の天引きがないため、
売上が入ると“全額自分のもの”に感じてしまいがちです。
でも、その中には「あとで支払うお金」も含まれています。
特に注意すべきはこの3つ。
・所得税・住民税
・国民健康保険
・国民年金・iDeCo
おすすめは、収入の20〜25％を自動で税金用口座に振り分けること。
毎月積み立てておけば、確定申告の支払い時に焦ることはありません。
freeeやマネーフォワードでは「自動振替」「残高アラート」などの機能があり、
納税資金の管理も一元化できます。
6. 「仕分け日報」を週1で行う
経理を後回しにしないコツは、“時間を決めておく”ことです。
おすすめは週末や月曜午前など、集中できるタイミングに
「30分だけ仕分けタイム」を作ること。
週1ペースなら、入力件数も少なく、忘れることもありません。
毎月の支出パターンも見えるようになり、
ムダなサブスクや経費の見直しにもつながります。
7. 経費にできるものを正しく知る
意外と多くのフリーランスが「これは経費にならない」と思い込み、
損をしています。実は以下のような支出も事業関連であれば計上できます。
・自宅作業スペースの家賃・光熱費の一部（家事按分）
・仕事用スマホの通信費の割合
・ソフトウェア・ツール利用料
・勉強会・オンライン講座費
・取引先との打ち合わせ・ランチ代（条件付き）
・パソコン・タブレット・周辺機器
「仕事のために支出した」と説明できる範囲であれば、
経費として認められる可能性が高いです。
ただし、私用分と事業分の区別を明確にしておくことが大切です。
8. 年末に慌てないための“申告準備チェックリスト”
毎年12月〜2月にバタバタしないために、
次の項目を定期的に確認しておきましょう。
・クラウド会計ソフトのデータ連携が切れていないか
・未登録のレシートはないか
・控除証明（生命保険料、国民年金など）は保管済みか
・売掛金・入金漏れがないか
・確定申告書を電子申告（e-Tax）で出す準備ができているか
年末に慌てて入力すると、
仕訳ミスや二重計上のリスクが高まります。
「毎月軽く締めておく」のが、最も効率の良い節税対策です。
9. 経理を“自動で回す”仕組みを作るとラクになる
経費管理のゴールは「自動化」です。
手入力を減らし、ソフトに任せる範囲を広げるほど時間が生まれます。
理想の仕組みは以下のとおり。
- 売上 → 銀行振込 → 自動連携で帳簿化
- 経費 → クレカ・電子マネー → 自動取り込み
- 領収書 → スマホ撮影 → 自動OCR登録
- 月1で確認・修正 → e-Tax申告まで一気通貫
一度この流れを構築すれば、
確定申告の作業は「ほぼボタンを押すだけ」になります。
10. まとめ：会計を“後回し”にしない人が最強
フリーランスにとって、確定申告は避けられない年中行事。
でも、経費管理を仕組み化しておけば、
税務の不安もミスも激減します。
・クレカ・口座の自動連携
・領収書はスマホ撮影
・自動仕分けルールで分類
・週1の仕分け習慣
・税金積立で資金ショックを防ぐ
この5つを実践すれば、
確定申告は「苦行」から「ルーティン」に変わります。
そして浮いた時間を、開発や学習、次の案件準備に使える。
それこそが、経理をスマート化する最大のメリットです。
